von Meike Lübbert | Dienstag, 13. Oktober 2020

Kennen Sie dieses Gefühl von "Man müsste mal dringend …"? Das hören wir regelmäßig, wenn es um Archive geht. Die wurden vor Jahren mal angefangen und ab und zu benötigt auch mal jemand alte Informationen. Aber das Archiv ist doch meistens diese eine Aufgabe, die man eigentlich schon lange gerne erledigt haben würde. Digitalisiert, zentralisiert. Oder wie sieht das bei Ihnen aus?

Ein Berg an Arbeit? Wir machen das für Sie!

Wir nehmen Ihr Archiv, Ihre alten Pläne, Zeichnungen und Dokumente und stellen Ihnen eine zentrale, durchsuchbare Datenbank zur Verfügung. Wenn es sich noch um analoge Dokumente handelt, haben wir Scankonzepte, um die Daten auch später digital durchsuchbar und so nutzbar zu machen.

Oder sind die Daten doch schon digital? Dann bringen Sie uns Ihre Festplatten! Lassen Sie uns alles in eine Datenquelle "kippen". Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was das genau für Sie bringt?

1. Zentrale Datenhaltung: Alles an einer Stelle. Natürlich werden dadurch Dubletten und zig Versionsstände sichtbar. Aber ist es nicht genau das, was wir wissen wollen, um da zu handeln?
2. Suche über alles: Wie lange suchen Sie nach der richtigen Datei? Wenn Sie überhaupt wissen, wo Sie suchen müssen? Und suchen Sie dann nach Inhalten? Oder haben Sie nur den Namen als Kriterium? 
   Wenn wir alle Dokumente für Sie digital und zentral vorhalten, können Sie anhand mehrerer Schlagworte und eben auch nach Dokumentinhalt suchen. Und finden so viel schneller das Dokument, das Sie benötigen.
3. Verfügbarkeit: Wer kommt wann an die korrekten Informationen? Die heutigen Tage sind doch die beste Motivation dafür, Daten zentral allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Und Datenbanken können von Ihrer IT jederzeit besser gesichert werden als die Ordner im Keller.

Ein Beispiel für Sie: Der Betreiber eines großen deutschen Konzerns, seit mehr als 50 Jahren am Markt, hat im Laufe der Jahre natürlich ein großes Archiv angelegt. Teilweise werden diese Dokumente sogar in gemieteten Räumen aufbewahrt. Es gibt Schlagworte, und ein Mitarbeiter, der in das Katalogsystem eingearbeitet wurde, findet nach einer gewissen Zeit auch die korrekten Ordner. Die damit verbundenen Probleme wie Zeit, Analog, Sicherheit, Wissen möchte ich gar nicht betonen.

Sondern stellen Sie sich jetzt bitte eine Web-Oberfläche vor, auf der jeder, der suchen will, finden kann! Das heißt, alle Dokumente aus den Archiven sind dort zu finden. Alleine die Suche über alles – ist es das nicht schon wert? 

Informationen werden sichtbar, stehen zur Verfügung, Suchzeiten verkürzen sich, Historie von Dokumenten kann abgebildet und als Grundlage für die kommenden Projekte genutzt werden. Wissen befindet sich nicht mehr nur im Keller oder in den Köpfen der Mitarbeiter, sondern steht allen zur Verfügung.

Wir haben Importkonzepte entwickelt, um Ihre Daten in Massenimporten zu verarbeiten. Das ist der erste Schritt, von da aus können Sie weitergehen in Richtung "Digitales Informationsmanagement", von da können wir Datensilos aufheben und Informationen verknüpfen.

Aber lassen Sie uns erstmal zusammen diesen ersten Schritt gehen!