Wundertüte

Meridian hebt die Möglichkeiten für Beiersdorf, Gebäudeinformationen zu verwalten und zu verteilen, auf ein neues Level

Um die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentation von Betriebsanlagen und technischen Gebäudeausstattungen zu erfüllen, nutzte die Beiersdorf AG Real Estate Hamburg eine Datenbanklösung. Als der Hersteller diese Lösung abkündigte, entschied sich das Unternehmen für den Umstieg auf Meridian, eine Datenmanagementlösung, die speziell für die Verwaltung technischer Dokumente entwickelt wurde. Nachdem die umfangreichen Datenbestände mit Hilfe von MuM weitestgehend automatisch übertragen worden sind, ist klar: Die Einsatzmöglichkeiten und der Nutzen übertreffen die bisherige Lösung bei weitem.
Wer den Namen Beiersdorf hört, denkt vermutlich gleich an Nivea, tesa oder Hansaplast. Doch neben Produktentwicklung, Produktion und Vertrieb erfüllt das Hamburger Traditionsunternehmen auch viele andere Aufgaben. So kümmert sich der Bereich Real Estate Hamburg darum, sämtliche Gebäude des Konzerns in Hamburg zu betreiben und zu bewirtschaften: Es geht um Umzüge und Umbauten, interne Leistungsverrechnung und die gesetzeskonforme Archivierung aller zu den Gebäuden gehörenden Dokumente. Da kommt viel Material zusammen, denn die beiden Produktionswerke, das Forschungszentrum und das Headquarter bestehen aus etwa 70 Gebäuden mit rund 250 Geschossen und einer Brutto-Geschossfläche von ca. 350.000 m².
Beiersdorf Real Estate Hamburg setzt bei der Verwaltung der TGA- und Gebäudedaten aller Gebäude des Konzerns in Hamburg auf Meridian.

Umstieg im laufenden Betrieb

m Laufe der Zeit sind riesige analoge und digitale Datenmengen entstanden: Die umfassendste Datenbank benötigt das Team Energy and Technical Operations HQ. Dessen Dokumentenmanagementlösung enthält TGA-Schemata, Netz-, Struktur-, Leitungs- und Funktionspläne, Textdokumente, Tabellen, Fotos ... – mehr als zehn verschiedene Datenformate. Acht Mitarbeitende nutzten die Software täglich; die Nachricht, dass das System nicht mehr weiterentwickelt wird, sorgte für Unruhe. „Wir mussten einen mindestens gleichwertigen Ersatz finden und im laufenden Betrieb umsteigen“, erzählt Alexander Hübner, der bei Real Estate Hamburg für die IT verantwortlich ist
Auch Pläne und Dokumente aus der Gründungszeit des Unternehmens sind bald als „digitale Zwillinge“ über Meridian verfügbar.

Meridian kann mehr

Rasch fiel die Entscheidung für Meridian, denn diese Datenbanklösung ist speziell für technische Dokumente geeignet. Sie enthält alle bisher genutzten Funktionen, und ist auch für gelegentliche Nutzer leicht zu bedienen. Unterstützt von den Experten bei MuM baute die Projektgruppe die Datenstruktur für das neue System auf. Die Möglichkeiten von Meridian befeuerten die Kreativität. Ließ sich die Struktur so gestalten, dass auch die digitalisierten Baudokumente in der Datenbank Platz finden? Die Idee war – ebenso wie viele weitere – leicht zu verwirklichen

Erfolgreiche Migration

Schon beim ersten Versuch, die fast 18.000 Dateien zu migrieren, wurden 70 Prozent der Daten erfolgreich übertragen; auch die übrigen 30 Prozent waren zuzuordnen. Fehler im alten Bestand wurden auf diese Weise entdeckt und bereinigt – eine aufwändige und lohnende Arbeit. Parallel dazu passten die Datenbank-Spezialisten bei MuM die Struktur entsprechend der neu gewonnenen Erkenntnisse an. Drei Monate später wurde das alte System mit gutem Gewissen abgeschalte
Alexander Hübner, IT-Verantwortlicher bei Beiersdorf, schätzt das MuM-Datenmanagement-Team.

Nützlich für alle

Die Prüfung und Aufwertung der Bestandsdaten schritt zügig voran, Pflege und Fortschreibung der aktuellen Daten ebenso, Stolpersteine konnte das Projektteam sicher aus dem Weg räumen. Gut ein Jahr, nachdem Meridian bei Beiersdorf Real Estate Hamburg live gegangen ist, sind die Anwender begeistert. Es gibt heute drei Power-User und ca. 10 Personen, die regelmäßig Daten bearbeiten. Darüber hinaus kann fast jeder Mitarbeiter bei Beiersdorf im Bedarfsfall auf die Gebäudedatenbank zugreifen. Hilfreich ist dabei der PDF-Generator, der Dateiinhalte schnell und präzise sichtbar macht und in anderen Systemen oder mobil zur Verfügung stellt, ohne dass die Nutzer eine Spezialsoftware installieren müssen.

Zentral speichern, sicher teilen

Für Alexander Hübner und sein Team ist es heute viel einfacher, die Kolleginnen und Kollegen an anderen Standorten in der Stadt zu unterstützen. „Wir verwalten bei uns zentral General- und Übersichtspläne, Notfall- und Rettungspläne. Wer immer diese Pläne braucht – die Security, die Arbeitssicherheit oder sonst jemand – kann sie einsehen und darf sicher sein, dass es sich um den aktuellen, korrekten Plan handelt“, erzählt Alexander Hübner. Ebenso liefert die Abteilung die „Rahmendaten“, also Raumgrößen, Deckenhöhen, Belastungsfähigkeit usw., wenn in der Produktion oder in der Forschung neue Anlagen installiert werden sollen. Die Betriebstechniker an den Standorten sind schon heute erklärte Meridian-Fans, und auch die eher prozessorientierten Forscher schätzen die schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
Im Hauptforschungszentrum konzentriert sich Beiersdorf auf die Pflege und die Entwicklung verbrauchernaher Marken.

Datenschutz inklusive

Durch eine ausgeklügelte Nutzer- und Rechteverwaltung stellt Meridian sicher, dass Benutzer tatsächlich nur die Informationen erhalten, die sie erhalten dürfen, und dass nur berechtigte Mitarbeiter Daten verändern können. Darüber hinaus sind Nutzungsprotokolle so gesichert, dass personenbezogene Daten nicht widerrechtlich weitergegeben werden.

Ein Quantensprung

Ideen für die Erweiterung gehen den Nutzern nicht aus. Nachdem TGA- und Bauzeichnungsdaten ins System überführt wurden, soll als nächstes die umfangreiche Genehmigungsdatenbank übernommen werden. Diese MS-Access-Datenbank enthält sämtliche Bau-, Umbau-, Betriebs- und andere Genehmigungen seit 1996. Damit können die Nutzer an den verschiedenen Standorten in der Stadt auf alle Informationen zugreifen, die den rechtlichen Rahmen für die Beantragung neuer Anlagen und Installationen bilden. Der Aufwand, Unterlagen für neue Anträge zusammenzustellen, verringert sich deutlich durch die Verfügbarkeit umfassender Dokumentationen. Der – vorerst – letzte Schritt wird die Einbindung des Facility-Management-Systems sein. „Wir haben in Sachen Informationsverteilung wirklich einen Quantensprung gemacht“, resümiert Alexander Hübner. „Und MuM hat uns gezeigt, dass wir uns jederzeit auf deren Team verlassen können.“